Управление продажами в 1С:ERP

В данной статье мы рассмотрим подсистему «Управление продажами» в 1C:ERP. Ее основные возможности предусмотрены системой, чтобы оптимизировать процесс управления продажами. Это такие функциональные возможности, как формирование индивидуальных правил продаж под отдельного покупателя или общих правил для клиентских групп, создание коммерческих предложений, отражение заказов товаров или услуг и их отгрузки клиентам, выстраивание процессов доставки, отражение корректировки реализации либо возврата товаров покупателем. Далее рассмотрим каждую возможность более детально.

Соглашения с клиентами

Типовое соглашение об условиях продаж
    

Данное соглашение позволяет осуществлять регистрацию типовых условий продажи, применяющихся к клиентским группам (таким, как оптовики, дилеры, торговые сети и т. д). В нем можно задать такие параметры, как виды цен, оплата (кредит, предоплата и т.д.) перечень скидок и др.

Типовое соглашение актуально в случае, когда работать нужно с большим числом покупателей. Оно позволяет осуществлять контроль за соблюдением условий продажи товара автоматически. Данный вид соглашения управляется через статусы соглашений, установить которые можно вручную.

Индивидуальное соглашение об условиях продаж

Индивидуальное соглашение реализовано в конфигурации с целью работы с некоторыми покупателями на особых условиях. Индивидуальное соглашение под определенного покупателя создается на основании данных типового, при этом в нем прописываются индивидуальные условия работы с данным клиентом. Появляется возможность сделать условия более конкретными. Так, например, можно указать компанию, контрагента, склад, графики оплат, если данная информация не была уточнена в типовых условиях реализации. 

Индивидуальные соглашения управляются с помощью определенных статусов соглашения.

Системой полностью контролируется – соблюдаются ли установленные правила продаж, любое отклонение от них возможно только когда его согласует директор или иной сотрудник, в чью зону ответственности входят продажи.

Чтобы отразить данные определенного юридического документа учтена возможность ведения договоров с клиентами. При этом учет по договорам доступен независимо от того, применяются ли соглашения для регистрации определенных правил продаж.

Договор заключается между определенным предприятием и контрагентом, управлять документом можно при помощи соответствующих статусов.

Установка видов цен в системе

Конфигурация позволяет уточнять разнообразные виды цен на товары. Для каждого из них можно задать валюту, правила расчетов, методы округления и мн.др. При этом учет цен доступен по следующим параметрам: номенклатура, характеристики (и их реквизитов), серий (и их реквизитов), упаковка.

 Если учет ведется в разрезе характеристик, можно определить общую цену на все  характеристики номенклатуры. Фиксируется учет общих и индивидуальных видов цен, которые уточняют общий вид цены, для определённого склада, формата магазина, партнера, соглашения.

Для любого вида цены устанавливаются собственные правила расчета.

Можно назначать параметры расчета стоимости, основанные на данных, которые хранятся в информационной базе (средняя стоимость закупа за предыдущий период) или в виде произвольных формул («Оптовая для продукции»).

 

Правила расчета цен можно детализировать до ценовых групп товаров. Для каждой из них можно задать собственную формулу расчёта.   

Программа также позволяет назначать интервал цен при продаже товара (минимум/ максимум), в рамках которого осуществляется продажа. Доступно определение максимальной цены товара, дороже которой недопустимо его приобретать. Цены реализации могут определяться исходя из стоимости поставки и указанной наценки.  

Формирование условий по скидкам (наценкам)

Различные скидки и наценки задаются как вручную, так и автоматически. Они применяются и в случае оптовой, и в случае розничной торговли.  

Скидка назначается:

·         Покупателю, если оформлено индивидуальное соглашение либо группе контрагентов в соответствии с условиями продаж (если оформлено типовое соглашение);

·         По картам лояльности;

·         Если продажа осуществляется с определенного склада/ магазина.

 

Помимо указанных выше скидок, в программе назначаются процентные, суммовые или бонусные скидки.

Если применяется скидка количеством, то в виде бонуса или подарка клиенту предоставляется аналогичный товар. К примеру, всем известные акции популярных магазинов, когда 1+1 = 3. Покупая два товара, третий из этой же категории человек получает бесплатно.

Пример скидки подарком: покупая товары на определенную сумму, человек получает в подарок другой товар. 

Формирование коммерческого предложения клиенту

Чтобы отразить предложение клиенту о приобретении товара с конкретными условиями, существует документ «Коммерческое предложение клиенту».

Документ дает возможность фиксировать процесс предварительных контактов с клиентами.  

Такие моменты, как стоимость, условия оплаты и доставки прописываются в типовом или индивидуальном соглашении, в рамках которого регистрируется коммерческое предложение (КП). Коммерческое предложение управляется через определенные статусы документа. Окончательно КП согласовывает клиент, причем в процессе коммуникации можно предоставить ему дополнительную скидку или сделать стоимость ниже. Доступно использование нескольких итераций коммерческого предложения, например, если клиенту не подходит предложенный вариант, в программе его можно скорректировать либо сформировать новый.

Система управления заказами клиентов

Отразить предварительную договоренность по поводу поставки товара, порядка и сроков оплаты, следует в документе «Заказ клиента».  Применение данного документа дает возможность:

·         назначать скидки (вручную/автоматически);

·         определять варианты обеспечения товаров;

·         регистрировать товары на складах;

·         контролировать обеспечение товара (наличие на складах, планируемое поступление);

·         планировать даты отгрузки;

·         планировать графики оплаты (можно запланировать поступление выручки по дням, осуществлять контроль за тем, соблюдает ли клиент сроки оплаты, выделять просроченную дебиторскую задолженность);

·         выставлять счета (можно формировать печатные формы заказов или вести учет выписанных счетов).

Процесс выполнения заказа управляется с помощью соответствующих статусов и состояний документа. При этом расчёт состояния заказа производится автоматически, система своевременно сообщает пользователю о текущем положении дел, касающихся заказа.

Менеджерам всегда доступна детальная информация, касающаяся состояния заказа – как его должны оплатить, на каком этапе оплата, не является ли она просроченной, произведена ли отгрузка товара.

 

В перечне клиентских заказов отображается Срок выполнения. Его заполняют той датой, к которой должны выполнить обязательство по заказу перед клиентом или клиент перед компанией.

В системе доступен контроль за состоянием обеспечения и выполнения клиентских заказов.


 

Если перед заказом клиенту было направлено коммерческое предложение, то он будет создаваться исходя из тех данных, которые прописаны в КП.  Основанием для ввода заказа являются - сделка с клиентом или задание торговому представителю.При этом программа контролирует - соответствуют ли заказы тем условиям, которые прописаны в соглашении с клиентом.

Для согласования каких-либо отклонений от условий, прописанных в соглашении, используется бизнес — процесс согласования заказа. Система автоматически перешлет информацию пользователям, уполномоченным согласовать заказ, и утвердит его, если они подтвердят изменения условий.

Процесс оформления отгрузки

Операции, так или иначе относящиеся к продажам товаров/услуг отражаются в документе — Реализация товаров и услуг.

Документально процесс отгрузки связан с такими задачами, как:

·         создание накладных на ордерных складах по результатам выполнения отбора товаров по расходным ордерам;

·         формирование расходных ордеров по распоряжениям на отгрузку, в том числе выписанным на разные юрлица (это касается и предприятия, и контрагента);

·         отслеживание не совпадающих данных складского и финансового учета для менеджера, кладовщика, бухгалтера;

·         отслеживание отгрузок и создания накладных к заказам.

Отгрузка товара оформляется как по одному, так и по нескольким заказам клиентов с разных складов. На основе данных отгрузки доступно формирование соответствующие печатных форм: ТОРГ-12, М-15, Счет-фактура и т. д.

В случае, если фактическая отгрузка товара со склада и оформление накладной на отгрузку производится не одновременно, отгрузка регистрируется расходным ордером на товары, который создается исходя из данных реализации товаров и услуг


Для того чтобы зарегистрировать факт выполнения компанией работ или оказания услуг, существует документ «Акт выполненных работ». Кроме того, программа позволяет оформить акты на передачу товара.

В рамках механизма по передаче товаров на ответственное хранение, предусмотрено отражение различных хозяйственных операций с использованием следующих документов:

·         Соглашение с хранителем;

·         Договор с хранителем;

·         Заказ по передаче товаров на хранение;

·         Передача товаров хранителю;

·         Выкуп товаров хранителем;

·         Списание товаров у хранителя.

Программа позволяет анализировать стоимость поступившего на хранение товара и вести учет его себестоимости по сериям.

   Корректировка оформленных документов отгрузки

В конфигурации есть возможность корректировать документы отгрузки, оформленные ранее, а также проследить все этапы корректировок.  Такая функция работает и для ситуаций, в которых регламентированная отчетность по документам реализации уже была сдана.

Какие операции могут быть отражены при оформлении корректировок?

·         Исправление ошибочных данных;

·         Корректировка по согласованию сторон.

Иногда во время оформления корректировки документации по отгрузке выявляются некоторые расхождения. Их можно учесть такими способами, как:

·         Списание на расходы (товар мог быть испорчен при транспортировке клиенту и вина за порчу лежит на компании);

·         Уменьшение реализации (Покупатель не дополучил какую-то часть товаров. Товар необходимо разыскать во время инвентаризации);

·         Увеличение реализации (Покупатель получил товара больше, чем прописано в документах, при этом он согласен их оплатить. Это следует учесть при инвентаризации).

Формирование документа «Возврат товаров от клиента»

Такие операции, как возврат товара клиентом либо замена товара фиксируются в программе. Для этого существует специальный инструмент, который дает возможность отразить:

·         Возврат от клиента (При этом стоимость возвращенного товара может стать оплатой других покупок данного клиента);

·         Возврат от комиссионера (Оформляется в любое временя: как до момента получения от комиссионера отчета о проданных товарах, так и после регистрации факта продажи товаров комиссионером);

·         Возврат от розничного покупателя (Оформляется, если возврат товара, проданного в розницу, происходит после закрытия кассовой книги).

 

В программе ведется учет по заявкам на возвраты, которые могут быть оформлены как на основе данных реализации товаров, так и без указания реализации. Заявки управляются с помощью соответствующих статусов.

Процедура оформления фактического поступления товара, возвращенного на склад, зависит от самого склада:

·         Если склад использует ордерную схему документооборота, при которой процесс оформления накладной и фактический прием товара разделены, то прием товара оформляется приходным ордером;

·         Если ордерная схема документооборота не используется, прием возвращенного товара оформляется с помощью накладной.

Организация доставки товаров клиенту

Функционал программы позволяет оформить процесс доставки товаров покупателям. Доставка возможна несколькими способами: 

·         Самовывоз (покупатель самостоятельно вывозит товар со склада компании)

·         До клиента (Организация доставляет товар покупателю, когда ему это удобно);

·         Доставка перевозчиком (Товар доставляет перевозчик. Причем он либо забирает его со склада самостоятельно, либо компания доставляет товар перевозчику, а он отвозит клиенту).

Все данные по доставке отражаются в документе продажи, который служит распоряжением на формирование документа Задание на перевозку.

 

Контроль за заданиями на перевозку осуществляется с помощью статусов документа. Задание на перевозку создается с учетом зоны доставки, порядка объезда адресов, а также размера транспортного средства. Доступно группирование зон доставки по различным критериям, таким, например, как регион, район, оптимальный маршрут и т.д.

Подсистема «Управление продажами» в 1С:ERP также позволяет:

·         Печатать маршрутные листы и документы, которые передаются клиентам или перевозчику;  

·         Оформлять сложную доставку (т.е. доставку, осуществляемую разными способами –  например, товар клиент забирает не весь, часть ему нужно доставить);

·         Оформлять поручения для экспедитора.

Заключение

В заключении можно отметить, что подсистема «Управление продажами» в 1С:ERP позволяет автоматизировать большинство функциональных областей раздела учета «Управления продажами» – и всевозможные варианты самого процесса торговли (оптовые продажи, розница, учет возвратов и претензий).