Лучший вариант ведения регламентированного учета при использовании 1С:ERP 2

Информационная система «1С:ERP» поддерживает два варианта ведения регламентированного учета – в самой «1С:ERP» или в отдельной базе «1С:Бухгалтерия предприятия», куда необходимая информация переносится из «1С:ERP». При этом сразу отвечая на обозначенный в заголовке вопрос произнесем конечный вывод – лучшего варианта нет, каждый из вариантов имеет свои преимущества.

Информационные системы, построенные на базе «1С: ERP», поддерживают два основных варианта ведения регламентированного учета – в самой «1С: ERP» или в отдельной базе «1С: Бухгалтерия предприятия», куда необходимая информация переносится из «1С: ERP». При этом сразу отвечая на обозначенный в заголовке вопрос произнесем конечный вывод – лучшего варианта нет, каждый из вариантов имеет свои преимущества. Выбирая способ ведения регламентированного учета – в «1С: ERP» или ведение в отдельной «1С: Бухгалтерии» важно учитывать все нюансы деятельности компании, включая ее потребности, потенциал и целевую направленность. При этом, не смотря на то, что в «1С: ERP» доступна функция включения регламентированного учета с конкретной даты, очень желательно определиться с вариантом в момент внедрения и запуска «1С: ERP» т.к. включение механизмов регламентированного учета на уже использующейся системе обычно влечет за собой необходимость перенастройки многих блоков и значительные трудозатраты по выработке новой концепции учета.

Ведущее место в сфере программного обеспечения (ПО) регламентированного учета заслуженно занимает «1С: Бухгалтерия». Большинство бухгалтеров и экономистов знакомы с этой системой, отлично в ней ориентируются и при выборе из указанных вариантов «автоматически» отдают ей предпочтение в вопросах ведения бухгалтерского и налогового учета. Отдельная база бухгалтерии обычно не дорабатывается (либо доработки небольшие), легко и оперативно обновляется вслед за изменениями законодательства - это бесспорный плюс данного варианта. Но тут важно помнить, что при внедрении «1С: ERP» задачи информационной системы обычно не ограничены регламентированным учетом. Да, он важен и без него никуда не деться, но если бы с требованиями на проекте было все просто, то и внедрялась бы скорее всего одна «1С: Бухгалтерия». Поэтому нужно подходить к вопросу не только с точки зрения удобства ведения регламентированного учета, а предварительно проанализировав потребности всех подразделений предприятия. При внедрении «1С: ERP» c выделенным регламентированным учетом в отдельную «1С: Бухгалтерию» важно максимально полно вести данные в «1С: ERP», перенося в «1С: Бухгалтерию» результат отражения операций из «1С: ERP».

Преимущество, способное скорректировать точку зрения пользователей в направлении единой учетной системы в рамках «1С:ERP», заключается в объединении всех бизнес-процессов в одно целое в рамках одной информационной базы. Отсутствие обменов подразумевает что бухгалтера видят ровно ту же информацию, что и другие пользователи, причем в режиме «онлайн». Нет необходимости сверять данные между различными видами учета (оперативный, управленческий, регламентированный) – они едины, информация отображается прозрачно и доступно. При этом работа бухгалтеров в общей системе является хорошим контролирующим фактором по корректности вводимых пользователями данных, это позволяет оперативно формировать не только бухгалтерскую отчетность, но оперативную и управленческую. В «1С: ERP» системе все строится на оперативных учетных данных и операциях, которые вносят уполномоченные лица: пользователи других функциональных блоков, например, менеджеры по продажам, кладовщики, специалисты с производства. В этом случае бухгалтерия является не первоисточником, а проверяющим органом. Бухгалтерия основывается на этих данных, поэтому максимально заинтересована в настройке организации корректного первичного документооборота. Благодаря грамотной настройке системы, данные регламентированного учета будут отражаться достоверно.

Основные определяющие критерии при выборе варианта

Прежде чем принимать решение о варианте ведения регламентированного учета – в «1С:ERP» или в отдельной «1С:Бухгалтерии» необходимо проработать следующие вопросы:

1.     Ввод первичных документов в новую информационную систему: кто будет выполнять данные задачи? Какие группы пользователей будут подключены к системе?

2.     Каковы основные отличия регламентированного и управленческого учета и есть ли в них критическая разница?

3.     Каковы цели автоматизации предприятия и какие ресурсы компания готова использовать для достижения данных целей: достаточно ли ресурсов для ожидаемой оперативности и глубины учета?

4.     Потребуются ли доработки конфигурации, если «да», то в каких объемах?

5.     Какова квалификация кадров предприятия?

6.     Какова главенствующая цель организации: оперативные и управленческие отчетные данные или регламентированный учет?

7.     Есть ли необходимость в ведении раздельного учета НДС?

8.     Требуется ли ведение раздельного учета по контрактам - гособоронзаказу (ГОЗ)?

Ответы на данные вопросы позволят выбрать наиболее подходящий вариант.

Сотрудники, их функционал и обновления ПО

Работе в «1С: ERP» необходимо обучиться, поэтому лучше подобрать квалифицированные кадры или заранее обучить персонал, привыкший к работе в «1С: Бухгалтерии». В «1С: ERP» присутствуют стандартная бухгалтерская отчетность, но формирование проводок происходит не при проведении документов, а постфактум, отдельными фоновыми заданиями по регламентированному расписанию. В связи с этим для получения части информации оперативно нужно использовать не бухгалтерские отчеты, а отчеты оперативного учета.

Отличия между двумя ПО (1С:ERP 2 и 1С: Бухгалтерия предприятия) многочисленны:

• интерфейс;

• в «1C:ERP» более богатый функционал, допускающий большее количество вариантов отражения операций в учете;

• в «1C:ERP» больше разрезов аналитики, соответственно при вводе первичных документов больше реквизитов и данных необходимо заполнять;

• название и логика автоматизированных рабочих мест пользователей;

• название некоторых документов и справочников;

• визуальные отличия в документах.

Эти тонкости сложно изучить без остановки рабочего процесса, лучше заранее посвятить время обучению, иначе вероятны ошибки.

С точки зрения выпуска новых релизов и «1С: Бухгалтерия» и «1С: ERP» обычно успевают за изменениями законодательства. Но т.к. «1С: ERP» обычно дорабатывается под потребности бизнеса при внедрении, то просто взять и обновить ее нажатием одной кнопки обычно не получается – нужна вдумчивая и часто продолжительная работа специалиста для корректного обновления система. Поэтому вариант ведения регламентированного учета в отдельной, стандартной или минимально доработанной базе «1С: Бухгалтерии» позволяет «сэкономить» ресурсы на обновлениях – например обновлять «1С: Бухгалтерию» каждый месяц или квартал, а «1С: ERP» раз в год.

Другие важные нюансы по ведению регламентированного учета

Помимо обозначенных выше отличий для работы пользователей, есть важные отличия с точки зрения возможностей регламентированного учета. О части из них более детальнее ниже.

• Аналитик в «1С:ERP» значительно больше, чем в «1С:Бухгалтерии», в том числе и в части регламентированного учета. Помимо бухгалтерских проводок в «1C:ERP» есть регистры регламентированного учета. Это позволяет хранить более детальную информацию и получать больше возможностей ведения регламентированного учета.

• Расчет себестоимости в «1С: Бухгалтерии» происходит по котловому методу (себестоимость рассчитывается путем деления общих затрат на объем выпуска), в «1С: ERP» может проходить «позаказно» (затраты относятся на конкретный заказ и партию), «по переделам» - аналитики и детализации расчета себестоимости в 1С ERP 2 гораздо больше, зачастую это необходимо для регламентированного учета.

• Рассматривая реализацию учета НДС, отметим, что в «1С:ERP» представлен полноценный функционал раздельного учета НДС. В «1С:ERP» в момент закрытия месяца формируется автоматически движения по распределению НДС, для использования этого инструмента достаточно внести корректно первичные данные и произвести настройки. В «1С:Бухгалтерии» реализован упрощенный функционал раздельного учета НДС, по сути заключающийся в распределении пропорционально оборотам по направлениям деятельности,

• В «1С:ERP» реализован полноценный раздельный учет по контрактам и автоматизации заполнения отчёта об исполнении гособронзакаказа (ГОЗ). Универсальная сквозная аналитика направления деятельности в «1С:ERP» проходит через все контуры учета и предоставляет возможность разделения расчетов с поставщиками, клиентами, расходов, доходов, финансовых результатов и движение денежных средств учетной аналитики по каждому ГОЗ-контакту. Формирование отчетности об исполнении контрактов-ГОЗ подразумевает реализацию нескольких условий: произведение корректной настройки и заполнения справочников для использования в работе с ГОЗ-контактами, последовательное заполнение документации с обязательным указанием назначения.
  

Помимо обозначенных выше отличий для работы пользователей, есть важные отличия с точки зрения возможностей регламентированного учета. О части из них более детальнее ниже.

• Аналитик в «1С: ERP» значительно больше, чем в «1С: Бухгалтерии», в том числе и в части регламентированного учета. Помимо бухгалтерских проводок в «1C: ERP» есть регистры регламентированного учета. Это позволяет хранить более детальную информацию и получать больше возможностей ведения регламентированного учета.

• Расчет себестоимости в «1С: Бухгалтерии» происходит по котловому методу (себестоимость рассчитывается путем деления общих затрат на объем выпуска), в «1С: ERP» может проходить позаказно (затраты относятся на конкретный заказ и партию), зачастую это необходимо для регламентированного учета.

• Рассматривая реализацию учета НДС, отметим, что в «1С: ERP» представлен полноценный функционал раздельного учета НДС. В «1С: ERP» в момент закрытия месяца формируется автоматически движения по распределению НДС, для использования этого инструмента достаточно внести корректно первичные данные и произвести настройки. В «1С: Бухгалтерии» реализован упрощенный функционал раздельного учета НДС, по сути заключающийся в распределении пропорционально оборотам по направлениям деятельности,

• В «1С: ERP» реализован полноценный раздельный учет по контрактам и автоматизации заполнения отчёта об исполнении гособронзакаказа (ГОЗ). Универсальная сквозная аналитика направления деятельности в «1С: ERP» проходит через все контуры учета и предоставляет возможность разделения расчетов с поставщиками, клиентами, расходов, доходов, финансовых результатов и движение денежных средств учетной аналитики по каждому ГОЗ-контакту. Формирование отчетности об исполнении контрактов-ГОЗ подразумевает реализацию нескольких условий: произведение корректной настройки и заполнения справочников для использования в работе с ГОЗ-контактами, последовательное заполнение документации с обязательным указанием назначения.

Предварительный анализ двух вариантов внедрения позволит учесть все плюсы и минусы подходов и принять наиболее верное решение для ведения регламентированного учета конкретного предприятия.