ДО и ЭДО: разбираемся в тонкостях

Клиенты часто обращаются к нам с вопросами о различии “1С:Документооборот” и “1С:Электронный документооборот”. В статье объясняем - что кроется за аббревиатурами 1С:ДО и 1С:ЭДО, чем отличаются друг от друга данные решения и каким компаниям подходят.

Для начала разберемся с формулировками.

1С:ДО («1С:Документооборот») - это программа, которая разработана на платформе «1С:Предприятие 8» и предназначена для автоматизации учета документов и смежных процессов в рамках одного предприятия. 1С:ДО позволяет автоматизировать как несложные цепочки бизнес-процессов (такие, например, как согласование договора или заявка на заведение нового товара), так и многовариантные схемы (например, согласование общего бюджета по предприятию с учетом бюджетов подразделений).

1С:ЭДО («1С:Электронный документооборот») - это сервис на базе «1С:Предприятие 8». Он позволяет осуществлять обмен документами с контрагентами. В том числе позволяет заменить подписание бумажных юридически значимых документов на подписание их в этом сервисе электронной цифровой подписью. Данная возможность встроена непосредственно в типовые решения 1С и не требует интеграции и выгрузки во внешние модули отправляемых и принимаемых документов, а значит, задача интеграции решения ЭДО с учетной системой уже решена заранее для множества контрагентов, использующих ПО 1С.

Главное отличие «1С:Документооборот» от «1С:Электронный документооборот» заключается в том, что первый предназначен для внутреннего документооборота, а второй служит для обмена документами с контрагентами. То есть, «1С:Документооборот» выбирают, если хотят использовать электронное движение документов и согласование различных вещей внутри организации. В свою очередь, «1С:Электронный документооборот» используется во внешнем обмене документами. Сравнивать «1С:ДО» и «1С:ЭДО» по функционалу бессмысленно, так как первый является программой, а второй встроенным сервисом, к тому же у них разные задачи.

Далее более подробно расскажем об особенностях решений «1С:Документооборот» и «1С:Электронный документооборот».

Преимущества программы «1С:Документооборот»

●     Программу можно использовать в очень широкой области работы с документами. Можно обрабатывать входящую корреспонденцию, согласовывать по сложнейшим процессам разные сущности, создавать приказы по предприятию, ставить задачи на исполнение и отслеживать процессы. При внедрении «по максимуму» программа позволяет полностью избавиться от бумажного документооборота внутри компании.

●     Во время редактирования документов сохраняется история правок. Есть возможность в любой момент вернутся к более ранней версии документа.

●     Одновременно в системе могут работать несколько пользователей (десятки, сотни, тысячи).

●     Программа ведет учет временных затрат сотрудников на те или иные задачи и позволяет оценить эффективность труда. Отчеты в системе демонстрируют не только количественные, но и качественные показатели.

●     Систематизация документов по различным критериям. Возможность добавлять свои свойства документов (реализован механизм дополнительных реквизитов) как для быстрого поиска так и для аналитики.

●     Интеграция с другими продуктами 1С. Наиболее востребованным является обмен с «1С:ERP Управление предприятием 2», поскольку процессы программ зачастую тесно связаны друг с другом.

●     Работать в программе можно удаленно. Подключаться к системе и выполнять рабочие задачи сотрудники могут через любой браузер, установленный на личном ПК. Все письма и вложенные файлы можно посмотреть и скачать прямо из системы.

●     Система хранит файлы всех форматов, полученные в результате повседневной работы - документ, скан, видео, аудио, и т.д.

 «1С:Электронный документооборот»

Вместо традиционных накладных и счет фактур в бумажном виде, компании могут обмениваться электронными накладными, счет фактурами и другими важными документами в электронном виде. У фирмы 1С за это отвечает бесплатный сервис 1С-ЭДО.

Входящий трафик бесплатный. Т.е. за те документы, которые вы получили от своего поставщика, подписали и отправили обратно, платить не придется.

Каждый пользователь программ 1С, в которых поддерживается сервис 1С-ЭДО, может подключить его себе и принимать бесплатно входящие документы, и отправлять до 5 комплектов документов в месяц без оплаты и без договора ИТС. В каждый тариф ИТС входит отправка определенного количества пакетов документов. Есть разные варианты тарифов по сроку (квартал, полгода, год).

Единица измерения в сервисе – комплект документов, например, это может быть это счет фактура и акт об оказании услуг.

Сервис позволяет ускорить обмен документами между организациями. Когда те же акты отправитель подписывает в бумажном варианте, тратится много времени: подписанные исполнителем акты отправляются по почте или с курьером заказчику, какое-то время их подписывают, после этого документы опять курьером или почтой возвращаются в компанию. Бумаги могут потеряться, потребуется запрашивать подписать их повторно. Это опять временные затраты. ЭДО позволяет полностью исключить такую проблему.

Преимущества сервиса 1С-ЭДО

●     Интегрирован в программу 1С. Работа осуществляется в той программе, в которой бухгалтер / менеджер находится постоянно. Не надо устанавливать сторонние программы и ждать их обновления. А также не нужно проделывать дополнительные действия выгружая и загружая документы из 1С в отдельную программу.

●     Документ, поступивший через сервис 1С-ЭДО, автоматически добавляется в систему, его не требуется вносить вручную. Нужно только установить соответствие справочной информации и «провести», это минимизирует вероятность неправильного занесения данных из-за ошибок оператора и сокращает время, которое сотрудники тратят на внесение первичных документов в программу

●     Для работы с 1С-ЭДО необходимы электронная цифровая подпись и программа криптопровайдер (КриптоПРО или ViPNet).

●     Электронный документооборот стимулирует пользователей подписывать входящие документы. Пока документ не подпишут, они «висят» в разделе текущих дел ЭДО.

Кому подходит ЭДО? По большому счету всем. Малым предприятиям, у которых небольшой документооборот поможет не тратить время на организацию процесса подписания бумажных документов и их возврата. Компаниям, имеющим обширную географию контрагентов, поможет значительно сэкономить время обмена документами за счет «зануления» времени пересылки. Интересен ЭДО и для среднего и крупного бизнеса с документооборотом сотни комплектов в месяц. ЭДО позволяет компаниям существенно сократить время на обмен документами и избавляет от необходимости ведения бумажного архива.