До начала проекта учет в компании велся в существенно переработанной программе, работающей на платформе 1С:Предприятие 7.7. Для неавтоматизированных областей учета применялись средства OpenOffice (Calc, Writer), а также бумажные носители (записки, журналы и пр.). Таким образом отсутствовала возможность четкого контроля взаимодействий пользователей друг с другом, часть информации могла теряться или быть неактуальной, было сложно получить достоверные данные об эффективности работы отдела продаж.
Изменения в ценообразовании, инициируемые коммерческим отделом и маркетологами, каждый раз проходили через техническое задание для программиста, который дорабатывал систему для применения новых тарифов и акций. Любые выгрузки и загрузки, небольшие изменения в отчетах пользователей или поведении системы передавались в ИТ отдел, где была неиссякаемая очередь из заявок на доработку. Всё это привело к тому, что изменения в систему вносятся крайне медленно, но при этом их очень много. Поддержка системы становилась всё более сложной задачей, а программист незаменимым кадром.
Наиболее автоматизированным являлся колл-центр, так как это сердце компании. Для работы колл-центра использовалась аналоговая телефония и 1С 7.7. Была реализована интеграция АТС и самописной системы на базе "1С:Предприятие 7.7", что позволяло оператору иметь информацию о том, с какого номера поступает звонок. Для быстрой фиксации информации по поступившему звонку оператор использовал специальный интерфейс для ввода заявки в систему на базе "1С:Предприятие 7.7". Запросы в отдел продаж, договорной отдел, бухгалтерию, сервисный центр и другие отделы составлялись на бумажном носителе. Эффективность работников колл-центра оценивалась по количеству сформированных заявок клиентов, по количеству принятых и пропущенных звонков, а также по исполнению плана обзвона, который формировался индивидуально для каждого оператора в начале дня по специальному алгоритму.
Планирование производства выполнялось в таблицах OpenOffice Calc и на бумажных носителях. Таким образом всей информацией владели только главный технолог и начальник производственного отдела, что делало этих людей незаменимыми. Существенную часть времени эти специалисты тратили на составление плана производства на день, служебных записок (всё делалось вручную).
Отдел закупок работал только по заявкам от подразделений, для самостоятельного формирования заказа у сотрудников ОМТО не было необходимой информации и инструментов.
Отдел логистики и управления доставкой также применял в работе самописную систему на базе платформы "1С:Предприятие 7.7", электронные таблицы и бумажные носители. Часть процессов были автоматизированы: формировались бригады и экспедиторам рассылались смс, имелась интеграция с логистической системой АНТОР, были предусмотрены механизмы для пакетной печати документов на продажу, был реализован мониторинг погрузки, позволяющий экспедиторам дожидаться своей очереди, наблюдая за очередью погрузки на телевизоре. Но такие задачи, как учет времени сотрудников отдела доставки, длительное планирование и формирование бригад с учетом отклонений от рабочего времени, табель учета времени выполнялись вручную.
Механизмы сервисного центра были минимально автоматизированы, чтобы имелась возможность сформировать заказ-наряд, а также посчитать выполненные мастерами работы.
Бухгалтерия, как и другие сотрудники, работала в программе на базе "1С:Предприятие 7.7", что в период закрытия месяца и просто в моменты активной работы приводило к зависаниям и блокировкам. Операторам колл центра и менеджерам продаж приходилось мириться с невозможностью провести заявку клиента или отгрузку, несмотря на большой поток входящих звонков.
Для целей логистики использовалась программа АНТОР, которую ранее адаптировали для интеграции с системой на базе 1С:Предприятие 7.7.
