В 1С:УХ подсистема «Корпоративные закупки» предназначена для автоматизации процесса закупок предприятия, включая планирование потребностей, организацию заявочных кампаний, внедрение автоматизации закупочных процедур и мониторинг их исполнения. Система позволяет управлять процессом закупок для холдингов, консолидировать потребности бизнес-единиц, проводить электронные торги и интегрироваться с внешними системами.
Подсистема «Корпоративные закупки» охватывает и коммерческие закупки, и госзакупки по 223‑ФЗ.
Интеграция с торговыми площадками
Интеграция 1С:УХ с ЕИС «Госзакупки» позволяет значительно упростить и ускорить формирование обязательной отчётности для участников 223‑ФЗ. При подключении к электронным торговым площадкам большинство рутинных операций становится автоматизированными, что существенно снижает нагрузку на сотрудников.
Чтобы проводить закупочные кампании в системе по 223‑ФЗ, в карточке нужного юрлица в справочнике «Организационные единицы» нужно настроить параметры в разделе «Корпоративные закупки».
Планирование
Цель планирования закупок на любом предприятии — обеспечить наличие необходимых товаров и материалов в требуемом объёме и в заданные сроки при минимальных запасах и затратах. Потребности бизнес‑единиц вводятся через кампанию заявок или импорт данных из внешних систем. Поступающие заявки анализируются и при необходимости заменяются аналогами на уровне позиций и категорий. Заявки сверяются с бюджетными лимитами. Централизованная потребность формируется из нескольких источников: действующих договоров, остатков на складах и планируемых закупочных процедур. По итогам обработки формируется план покрытия и закупок с конкретными датами в календаре, используемых для дальнейшего бюджетирования расходов.
В системе разработан «Помощник планирования» (мастер планирования), который предназначен для выполнения следующих задач:
-
Проверка заполнения кодов ОКПД2 у номенклатуры, зарегистрированной в заявках на обеспечение (опция доступна для организаций, ведущих учёт по 223‑ФЗ).
-
Снижение затрат за счёт использования аналогов: правила замены номенклатуры задаются документами «Правила замены номенклатуры» и при необходимости применяются в помощнике. По результату создаются документы «Замена номенклатуры», которые можно просмотреть через меню быстрого доступа помощника или в разделе «Корпоративные закупки – Замены номенклатуры».
-
Автоматическое формирование строк плана закупок в соответствии с положениями о закупках: генерация строк по организациям‑заказчикам и консолидация потребностей разных юрлиц для централизованных закупок. Функция доступна для организаций по 223‑ФЗ и для коммерческих организаций, работающих со строками плана.
-
Автоматическое создание закупочных процедур (лотов) по правилам положения о закупках — опция для коммерческих организаций, не использующих строки плана закупок.
В нижней части формы собраны общие команды для всех шагов (иконка «шестерёнка»): история документов, управление аналогами, установка цен номенклатуры, список замен и положения о закупках.
Оценка поставщиков
Подсистема «Корпоративные закупки» в 1С:УХ также содержит раздел по оценке поставщиков. Процедура аккредитации даёт возможность предварительно проанализировать поставщиков и убедиться, что они соответствуют требованиям компании. Для прохождения аккредитации поставщик подтверждает свою надёжность по ряду показателей; по результатам формируется реестр аккредитованных контрагентов, допущенных к обязанностям и способных выполнять договоры.
Постоянным аккредитованным поставщикам предоставляется личный кабинет в системе с набором инструментов самообслуживания. Через личный кабинет можно:
-
Ознакомиться с требованиями к поставщикам;
-
Пройти аккредитацию и получить доступ к закрытым торгам;
-
Оперативно получать уведомления о конкурсах и участвовать в них;
-
Оформлять претензии, отслеживать платежи и выполнять другие операции.
В 1С:УХ подсистемы «Закупки», «Казначейство» и «Управление договорами» взаимодействуют в системе, что позволяет одновременно оптимизировать связанные процессы. Закупщики получают своевременные данные по взаиморасчётам и оплатам, а система помогает снижать финансовые риски и работать с претензиями и исками.
Подготовка закупочной процедуры
Подготовительный этап закупочной процедуры очень важен для дальнейшего результата всего процесса: предварительная проработка требований к поставщикам, номенклатуре, условиям контракта, способу отбора поставщиков, форме проведения торгов и методам оценки предложений. Подготовка к закупке начинается задолго до официального закупа, включает формирование закупочной документации и детальное описание процесса (от сбора предложений до заключения договора). В 1С:УХ реализован электронный аналог регламента (положения) закупок, позволяющий формировать лоты и осуществлять закупочные процедуры.
Предприятия, применяющие 223-ФЗ могут из системы выгрузить план-график закупок на ЕИС «Госзакупки» или ЭТП.
Организация и автоматизация закупок
После стадии подготовки к закупкам наступает дата официального объявления о закупках. Стадии закупочной процедуры можно заполнить по заранее настроенному шаблону. Процедура представляет собой мероприятие, содержащее стадии, сроки и ответственных. Позволяет собрать полный пакет документов по результатам закупочной процедуры независимо от формы её проведения. Если закупка проводится в электронной форме — это сканы протоколов предложений участников, сканы протоколов принятых решений, договоры с поставщиками. Если закупка проводится в неэлектронном виде, то есть в системе — ссылки на оформленные документы системы.
Процедура закупки представляет собой набор мероприятий с фиксированными стадиями, сроками и ответственными лицами. Она обеспечивает сбор и оформление полного пакета документов по итогам закупочной процедуры вне зависимости от формы её проведения. При электронной форме закупки в пакет документов входят сканы протоколов предложений участников, сканы протоколов принятых решений и договоры с поставщиками; при неэлектронной форме — в системе сохраняются ссылки на оформленные документы.
Система 1С:УХ поддерживает весь цикл закупки: от подготовки заявок до заключения договора с победителем; фиксирует протоколы закупок; настроенные напоминания приходят автоматически, всё это оптимизирует трудозатраты менеджеров по закупу.
Контроль закупок и бюджетирование
Для анализа закупок используются отчёты, расположенные в подсистеме:
-
Типовые отчёты, основными являются «Анализ обеспечения потребностей» и «Исполнение плана потребности по срокам»;
-
Регламентированная отчётность по 223-ФЗ;
-
Система показателей.
Результаты анализа применяйте для оптимизации работы и своевременного устранения недостатков.
Бюджетирование закупок в 1С:УХ использует два варианта от лимитов (БДДС и БДР) и от регистрации потребности к закупке. Планирование потребностей, которое в основном используется для производственных, основано на определении необходимой для ресурсов в соответствии с планом производства или планируемой реализацией продукции.
Контроль планирования потребности можно настроить как по БДДС, так и по БДР, в настройках системы выбирается нужный вариант.
Заключение
Система «1С:Управление холдингом» представляет собой решение, предназначенное для централизованного финансового контроля группы организаций и внедрения общих стандартов бизнес-процессов. Подсистема «Корпоративные закупки» обеспечивает электронное оформление всей цепочки процесса закупок, начиная с регистрации потребности в товарах и заканчивая подписанием контракта с поставщиком.
Также система обеспечивает соблюдение норм Федерального закона №223-ФЗ и взаимодействие с Единой информационной системой государственных закупок (ЕИС) и другими ЭТП. Подсистема «Корпоративные закупки» интегрирована с другими важными модулями системы, такими как казначейство, управление контрактами и бюджетом, что даёт возможность эффективно управлять формированием планов закупок, соблюдением бюджетных ограничений и контролем оплаты счетов.
Если эта статья была интересна и полезна для вас, поставьте оценку нашему сайту в Яндекс.Браузере
- Справа от адресной строки нажмите на значок замка
- Перейдите в раздел «Отзывы о сайте»
- В открывшемся поле поставьте оценку и отправьте отзыв
- В правом нижнем углу нажмите на знак (вертикальные три точки)
- Перейтите в раздел «О сайте» в открывшемся окне
- В разделе «Отзывы о сайте» поставьте оценку и отправьте отзыв
Читайте также:
Остались вопросы?
