Автоматизация учёта торгового предприятия ООО "Лэмон Груп" - "1С:ERP 2"

Главной задачей было создать систему, которая включала бы в себя не только программное решение для управления торговой сетью, но и позволяла более гибко управлять розничной торговлей. При этом, важно было обеспечить высокую работоспособность системы, так как розничная торговля обусловлена высокой проходимостью клиентов и каждый простой оборудования влечет за собой финансовые потери. На момент обращения, в ООО «Лэмон груп» на кассах магазинов было внедрено стороннее ПО, которое организовывало процесс розничной торговли. Из 1С:УПП происходила выгрузка номенклатуры с ценами и штрихкодами. На основании этих данных происходила торговля. Не существовало никакого управления ассортиментом и системы скидок. При переходе на программные продукты «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Розница» требовалось решить задачу по настройке скидок и акций, а также по управлению ассортиментом товаров.

Второй не менее важной задачей была организация работы склада и отдела закупок. Ручной учёт был не только неудобным для ведения, но ещё и не всегда корректным. При заказе какой-либо продукции не редко случались ошибки в подсчётах, связанные с человеческим фактором, нужно было автоматизировать этот процесс, чтобы отладить бесперебойное обеспечение магазинов всеми необходимыми товарами.

Ранее Заказчик уже имел опыт работы в программах 1С. На момент обращения на предприятии была внедрена конфигурация «1С:УПП», однако программа не была обновлена до последних релизов и не использовалась сотрудниками в полном объёме. Все данные, которые имеют отношение к управлению бизнесом, заносились в документы MS Excel. В них хранились товарные матрицы поставщиков, из которых формировались заказы для обеспечения магазинов товарами. Остатки при этом велись в УПП. Управлять бизнес-процессами в таком формате было достаточно трудоёмко и сложно, в связи с чем имели место ошибки, связанные с человеческим фактором. Соответственно, для ведения учёта в текущем формате требовалось содержать целый штат сотрудников, которые могли бы методично выполнять обязанности по формированию заказов поставщикам согласно имеющимся массивам данных. Численность штата сотрудников отдела закупок составляла 6 человек.

Предпосылкой для обращения стала реструктуризация бизнеса Заказчика, была необходимость ввода гибкой настраиваемой подсистемы скидок (создать её в «1С:УПП» не представлялось возможным технически), а также создания фронт- и бэк-офисов, где фронт-офис – это точки розничной торговли, а бэк-офис – это система с центральной базой данных, в которую выгружалась бы вся необходимая информация для качественного и своевременного обслуживания магазинов сети. Важно было сохранить подвижность и производительность системы даже при увеличении числа торговых точек, не усложняя рабочий процесс для сотрудников отдела снабжения.

1. Была решена основная задача: в промышленной эксплуатации на данный момент находится ПП «1С:ERP Управление предприятием 2», которое позволяет контролировать деятельность компании, следить за важными показателями и планировать закупки согласно статистике продаж, все данные о продажах автоматически подгружаются после конца рабочего дня сотрудника кассы в центральную базу из базы «1С:Розница». В каждом магазине ПП «1С:Розница» помогает регистрировать факт продажи.

2. Достижение существенного снижения затрат на содержание отдела снабжения, экономическая выгода примерно 200 000 руб./мес.

3. Уменьшение количества сбоев при обеспечении торговых точек. Если раньше закупом занимались сотрудники компании и нередко при формировании заказов случались ошибки в подсчётах необходимого числа продукции, то сейчас пропала потребность содержать большой штат работников (с 6 человек количество уменьшилось до 2 людей в отделе закупок), поскольку система уменьшает процент ручного труда и, как следствие, снижает риск человеческого фактора при подсчётах.

4. Заказчик отметил действенность подсистемы скидок, благодаря постоянно проводимым акциям и скидкам повысилась лояльность клиентов.

5. «1С:ERP Управление предприятием 2» выступила в роли площадки для проведения дальнейшей автоматизации. Поскольку «1С:ERP 2» – это многофункциональный объёмный программный продукт, который позволяет заниматься упрощением работы сотрудников любых отделов компании и автоматизацией самых разных бизнес-процессов, его внедрение, как правило, не заканчивается на этапе достижения только одной цели. Специалисты компании «Гигабайт» организовали работу фронт-офиса и бэк-офиса при помощи грамотно отлаженной системы, и таким образом решили главную задачу заказчика – создание условий для розничной торговли и структуры товарного обеспечения торговой сети. После выполнения основных работ компания «Гигабайт» осуществила автоматизацию блока бюджетирование, где теперь ООО «Лэмон Груп» может вести бюджеты и различные лимиты.